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Pourquoi c’est important de trier ?

Aujourd’hui tout se passe par e-mail (les factures, l’assurance maladie, les différentes assurances de véhicules, les bons plans, etc.. ) sauf qu’à force de recevoir tous ces mails on finit par en recevoir une voir plusieurs dizaines par jour et on finit noyé par le nombre d’e-mail qu’on reçoit, le problème c’est qu’on rate les mails vraiment important et qui nous intéresse vraiment.

C’est pourquoi il est important de trier une bonne fois pour toute, ça prend quelques heures mais une fois que c’est ça nous permet d’être soulagé, d’avoir la tête vide et de se tenir prêt à recevoir le prochain e-mail. Car oui, quand ta boîte mail est vide tu attends presque le prochain pour pouvoir le ranger ou décider de son sort

La préparation

Avant de passer à l’étape du tri, il faut commencer par savoir comment trier, définir des règles. Je vais te donner quelques idées de dossier pour ranger tes mails proprement.

Perso
- CVs
- Bons plans
- Jeux
- Sport
- Famille
Billets/Tickets
Banque
Factures
Projets
- Projet 1
- Projet 2
- Projet 3
School
- University
Suivi de commande
Vacances
- Destination 1
- Destination 2
Travail
- Travail 1
- Travail 2
Livraison
Gouv
Vehicules
Réclamation

Le tri

Lorsque tu démarres ton tri il faut que tu ai une idée claire dans ta tête : chaque e-mail doit sortir de la boîte de réception, soit il est rangé, soit il est archivé, soit il est supprimé mais dans tous les cas il doit être traité, même si ça doit prendre quelques minutes.

Le premier objectif c’est de supprimer toutes les newsletter, si tu les as pas déjà lu c’est que c’est déjà trop tard pour les lire. Commence par celles qui te spam, retrouve facilement l’adresse mail de la newsletter dans un des mail de cette newsletter, copie la et colle la dans la barre de recherche, tu peux déjà tout sélectionner et tout supprimer. Enchaîne ce processus avec toutes celles qui te spam tu vas pouvoir vider de moitié toute ta boîte mail. D’expérience Vinted, Amazon, Linkedin, Leboncoin font parti des app qui spam énormément.

*Important : avant de supprimer une newsletter, il faut s’en désabonner, légalement chaque email doit avoir un lien quelque part dans le mail pour permettre à l’utilisateur de se désabonner (souvent en tout petit à la fin du mail), ça prend 30 secondes de se désabonner et c’est le plus important, et il ne faut pas hésiter à se désabonner, si le mail a pas été ouvert c’est que la newsletter n’est pas intéressante et ne le sera probablement pas dans le futur (95% ne le seront pas)*

Après avoir fait ce premier tri, il faut continuer sur la même lancé avec les autres app (Facebook, Twitter, Insta etc)

Ça va permettre de faire un énorme tri, les emails « importants » à traiter ressortiront plus facilement et te donnera envie de les traiter.

Le maintien

Pour maintenir une boîte mail propre, il faut être sûr d’êrre capable de traiter chaque mail que tu vas recevoir. Il faut donc réduire la quantité, c’est pourquoi c’est important de se désabonner de 95% des newsletter, voir 99%, et il faut être bien organisé et donc avoir les bonnes catégories (rien ne t’empêche de créer une nouvelle catégorie si tu la trouves pertinente).

Je vais peut être dire un tap-in mais pour maintenir une boîte mail il faut lire les mails. Chaque mail reçu doit être traité dans les 48h maximum, 24h si possible. Il faut considérer les mails comme si c’était des sms, dès que tu en vois un tu le traites. Même si c’est pour aller directement dans la corbeille, il faut le faire. En faisant ça tu seras même content de recevoir des mails car tu sais que ça sera une information qui va t’intéresser.

Les cas spéciaux

Les factures reçus en vacances, dans quel dossier je les range ?

Why is it important to sort your inbox?

Today everything goes through email (bills, health insurance, the various insurance policies for your vehicles, deals, etc.) except that after a while you end up receiving several dozen a day, and you drown under the sheer number of emails, and the problem is you miss the ones that are really important and that you actually care about.

That's why it's important to sort it out once and for all — it takes a few hours, but once it's done it lets you feel relieved, clear your head, and be ready to handle the next email as it comes in. Because yes, once your inbox is empty you almost look forward to the next one just so you can file it away or decide its fate.

Preparation

Before moving on to the sorting step, you need to start by figuring out how to sort, by defining some rules. I'll give you a few folder ideas to keep your emails neatly organized.

Personal
- Résumés
- Deals
- Games
- Sports
- Family
Tickets
Bank
Bills
Projects
- Project 1
- Project 2
- Project 3
School
- University
Order tracking
Vacations
- Destination 1
- Destination 2
Work
- Work 1
- Work 2
Delivery
Government
Vehicles
Complaints

Sorting

When you start sorting, you need one clear idea in your head: every email must leave the inbox — either it's filed away, archived, or deleted, but in every case it has to be dealt with, even if that takes a few minutes.

The first goal is to delete every newsletter — if you haven't already read it, it's already too late to read it now. Start with the ones spamming you the most: find the newsletter's email address easily in one of its emails, copy it, and paste it into the search bar — you can then select everything and delete it all at once. Repeat this process for every sender that spams you, and you'll be able to clear out half of your entire inbox. From experience, Vinted, Amazon, LinkedIn, and Leboncoin are among the apps that spam the most.

*Important: before deleting a newsletter, you need to unsubscribe from it — legally, every email must have a link somewhere in the message allowing the user to unsubscribe (often tucked away in tiny text at the bottom). It takes 30 seconds to unsubscribe and it's the most important step, so don't hesitate to do it: if the email hasn't been opened, it means the newsletter isn't interesting and probably won't be in the future either (95% of them won't be).*

After doing this first pass, keep going the same way with the other apps (Facebook, Twitter, Insta, etc.)

This will let you do a massive cleanup — the "important" emails that need handling will stand out much more easily and make you want to deal with them.

Keeping it up

To keep your inbox clean, you need to make sure you're able to handle every email you receive. So you need to reduce the volume, which is why it's important to unsubscribe from 95% of newsletters, even 99%, and you need to stay well organized with the right categories (nothing stops you from creating a new category if you find it relevant).

I might sound obvious here, but to maintain a clean inbox you actually have to read your emails. Every email received should be handled within 48 hours max, 24 hours if possible. You should treat emails like text messages: as soon as you see one, you deal with it. Even if it's just to send it straight to the trash, you still have to do it. By doing this, you'll even be happy to receive emails, because you know it will be information that actually interests you.

Special cases

Bills received while on vacation — which folder do I file them in?

Comment j'ai trié mes mails ?How I sorted out my emails